Comment rédiger un cahier des charges pour un projet informatique ?

Vous rêvez de lancer une application mobile, ou un portail métier, mais vous ne savez pas par quoi commencer. Vous avez repéré des agences de développement, et vous devez leur rédiger un cahier des charges fonctionnel qui leur décrit ce que vous voulez pour qu’elles vous envoient leur devis. Mais que faut-il mettre dans le cahier des charges ? Comment être sûr de ne rien oublier ? 🤔

Suivez le guide pour écrire un cahier des charges complet !

Rédiger un cahier des charges est la première étape indispensable de tout projet de développement

Avant de fonder Allô La Com, j’ai travaillé plusieurs années dans l’informatique, pendant lesquelles j’ai notamment rédigé de nombreux cahiers des charges fonctionnels et j’ai pu mesurer leur importance.

Je vais commencer par vous donner quelques chiffres issus de l’étude 2015 du Standish Group.

52,7% des projets informatiques coûtent 189% plus cher que prévu (le délai moyen de dépassement des projets est de 230%).
31,1% des projets informatiques sont abandonnés avant d’être terminés.
Seuls 16,2% des projets se terminent dans les budgets et les délais initiaux ; ce chiffre tombe à 9% pour les plus grands projets.

Les raisons principales de ces échecs sont un cahier des charges incomplet, non clair ou ambigü, et le manque d’implication des utilisateurs.

Ce qu’on peut en conclure, c’est que dans la majorité des cas, on sous estime la durée et la difficulté du projet, car on n’a pas pris le temps de bien réfléchir au besoin et de le décrire avec précision avant de commencer. D’où le besoin de bien rédiger un cahier des charges !

À quoi sert le cahier des charges ?

Le cahier des charges, aussi appelé spécifications, décrit le projet, les objectifs, les fonctionnalités, les contraintes techniques, les modalités de sélection des prestataires, de manière détaillée et structurée.

Le cahier des charges sert de guide tout au long du projet pour toutes les parties prenantes (client, chef de projet, designer, développeur, etc).

Rédiger un cahier des charges vous sert d’abord à structurer vos idées, à clarifier votre vision et vous oblige à vous poser les bonnes questions. En effet, la rédaction d’un cahier des charges est une tâche qui nécessite d’être rigoureux et structuré. C’est certes contraignant et fastidieux (plusieurs jours de travail), mais cela vous obligera à réfléchir à tous les aspects et détails de votre projet web. Si vous avez besoin d’être accompagné dans la rédaction d’un cahier des charges, nous pouvons vous aider. 😉

Le cahier des charges vous sert ensuite pour sélectionner un bon prestataire, car c’est sur cette base que les agences digitales pourront chiffrer leur devis, et que vous mènerez vos négociations commerciales. Plus vous serez précis, clair et exhaustif, et plus le chiffrage sera juste, et plus vous vous assurez de recevoir quelque chose qui correspond à vos attentes. 😊

De plus, le cahier des charges possède une valeur juridique en cas de conflit avec votre prestataire, en étant une protection contre la dérive.

Le cahier des charges peut même servir à votre business plan.

Quel format pour rédiger un cahier des charges ?

Rédigez votre cahier des charges sous Word de manière structurée et hiérarchisée (1. 1.1, 1.1.1, etc)
Privilégiez les phrases courtes et précises.
Apportez des illustrations et des schémas.
Versionnez votre document et indiquez les dates des versions, car le cahier des charges peut évoluer au cours du projet.

Modèle de structure de cahier des charges

Voici un modèle complet pour construire le cahier des charges que vous enverrez à vos prestataires.

Sommaire

Glossaire

Un glossaire est indispensable si vous utilisez des termes techniques ou métier, qui devront être définis de façon claire.

1. Présentation d’ensemble du projet

1.1. Présentation de l’entreprise

Présentez brièvement votre entreprise : activité, produits ou services, date de création, effectif, CA, axes de développement, concurrents.

1.2. Présentation générale du projet et contexte

Présentez succinctement le projet et ses fonctionnalités principales.
S’agit-il d’une application de jeux, d’e-commerce, de diffusion de contenus, de réservation, de travail collaboratif, une application complètement sur mesure, etc.
Pourquoi avez-vous eu cette l’idée ? Quelles sont les finalités ? Avez-vous fait une étude de marché ?
L’idée est de comprendre les enjeux généraux de la création de ce projet.

1.3. Description de l’existant

Dans le cas où il s’agit d’une refonte, décrivez la solution utilisée actuellement, son éco-système actuel et ce que vous voulez changer dedans.

1.4. Les objectifs

Quelles sont les objectifs commerciaux de cette application ?
Ex : améliorer le taux de conversion, créer une communauté, apporter de la visibilité, augmenter les ventes, vendre un nouveau service, etc.
Avez-vous des objectifs quantitatifs ? Volume de trafic ? Volume de ventes ? Volume de téléchargement ?

1.5. Les cibles

Pour bien concevoir une application, il est nécessaire de se mettre dans la tête de ses utilisateurs. Il vous faut donc décrire leur profil type. On appelle ça un persona en langage marketing. C’est important car on ne conçoit pas la même application pour des adolescents que pour des professionnels.
Indiquez l’âge, le sexe, le secteur d’activité, les centres d’intérêt, la localisation, est-ce un particulier ou un professionnel, etc.

1.6. Modèle économique

Quel est le modèle économique que vous avez prévu pour votre application ? C’est une information qui a son importance.
Les différents types de business models sont :

• Freemium : les fonctions de base sont gratuites, et les fonctions plus avancées sont payantes
• Abonnement
• Téléchargement payant : l’utilisateur doit payer pour télécharger l’application, il peut y avoir une période d’essai gratuite
• Publicité/affiliation (si les utilisateurs ne sont pas prêts à payer, et que l’appli est lancée régulièrement)

1.7. Concurrents

Il est intéressant d’étudier les autres applications existantes similaires sur le marché.
En quoi votre projet est-il différent ? Quelles sont les similarités ? Que voulez-vous faire de mieux ? Faites des copies d’écrans et commentez.

2. Charte graphique

Cette partie concerne tout l’aspect graphique.
Avez-vous déjà une charte graphique complète ? Si oui, joignez-la.
Sinon, avez vous déjà quelques éléments ? (ex : logo, code couleurs, polices) 
Si vous n’avez rien, vous pouvez lister des sources d’inspiration qui vous plaisent au niveau graphique (ex : liens, captures d’écran)
Précisez également si vous avez des exigences particulières de design (ex : animations, illustrations)

3. Description fonctionnelle et technique

Cette partie est le cœur de votre document. Elle doit décrire les fonctionnalités voulues de la façon la plus précise possible. Complétez votre texte avec des schémas, des tableaux, etc.

3.1. Arborescence

Faites la liste des différentes rubriques du menu et comment elles s’articulent entre elles.
Pour plus de facilité, vous pouvez utiliser un outil de mindmapping comme WiseMapping par exemple.

3.2. Rôles des différents utilisateurs

Votre application comportera-t-elle plusieurs types d’utilisateurs ?
Ex : des recruteurs, des chercheurs d’emploi, des éditeurs de contenu, des administrateurs, etc.
Si oui, listez ces rôles et les droits associés.

3.3. Fonctionnalités

Décrivez les fonctionnalités une par une.

Ex : Recherche d’un professionnel de santé

Cette fonctionnalité est composée de 2 champs : le champ « médecin, spécialité », et le champ « localisation ».
Les 2 champs sont obligatoires.
Le champ spécialité permet de rentrer un nom de famille de médecin, ou le nom d’une spécialité médicale.
Le champ « localisation » permet de rentrer un code postal, une ville ou un département, et permet de géolocaliser automatiquement.
Un bouton Rechercher permet de lancer une recherche.
Les résultats sont rangés par ordre de disponibilité.

3.4. Parcours utilisateur

Une autre bonne façon de décrire les fonctionnalités consiste à se mettre à la place de vos utilisateurs en décrivant chacun des parcours utilisateur (aussi appelés scénarios, cas d’utilisation, ou user stories).
Pour chaque parcours, décrivez les étapes une par une.
Joignez des schémas d’écran, voire des maquettes si cela est possible.

1. L’utilisateur se connecte sur l’application
2. Dans le champ spécialité, il rentre une spécialité (ex : dermatologie)
3. Dans le champ localisation, il rentre son code postal ou choisit de se géolocaliser
4. Il clique sur Rechercher
5. Il voit les résultats s’afficher par ordre de disponibilité

3.5. Contraintes techniques

Listez toutes les contraintes techniques que comporte votre projet.
Voici une liste de suggestions dans laquelle piocher selon votre projet.

• technologies à utiliser
• compatibilités
• interactions avec des services tiers (ex : CRM, BDD, outils de mailing, SMS, etc.)
• supports d’utilisation (smartphone, tablette, laptop, desktop)
• plateformes/systèmes d’exploitation (Apple, Android, Window)
• application native ou Progressive Web App (PWA)
  Une app native est développée spécifiquement pour iOS et pour Android et est disponible sur les stores, et une PWA est un site enrichi pour mobile et qui récupère des fonctionnalités d’applications (notifs, icône, etc)
• hébergement
• contrat de maintenance/infogérance
• astreintes pour le dépannage
• sécurité, cryptage
• stockage de données
• administration
• utilisation de fonctions mobiles (caméra, géolocalisation, partage sur les réseaux sociaux, notifications push, accéléromètre, agenda, etc)
• utilisation d’une solution de paiement
• authentification des utilisateurs/création de compte
• mode hors connexion
• multilingue
• modules à intégrer

Pensez également à lister les contraintes éventuelles liées à la réglementation (ex : liées au domaine de la santé) ou à votre marché et vos utilisateurs (ex : accessibilité).

3.6. Contenus

Si vous avez déjà des contenus à reprendre, listez-les.
Listez également les contenus éventuels à créer (texte, images, vidéo, etc).

4. Modalités de réponse

4.1. Périmètre des prestations attendues

Pensez à bien lister tout ce que vous attendez de l’agence que vous choisirez :

• conception
• design graphique
• création de visuels
• intégration
• développement
• hébergement
• formation des utilisateurs
• accompagnement marketing
• rédaction
• conseils techniques
• créer un site de promotion de l’application
• etc.

Avez-vous déjà des ressources humaines en interne qui travailleront sur le projet ? Ex : chef de projet, designer, etc.
Si oui, quel sera leur rôle ? Quel est leur niveau de connaissance des outils digitaux ? Avez-vous déjà choisi d’autres prestataires en externe pour une partie du projet ? Avec qui votre agence devra collaborer ? Comment souhaitez vous organiser le suivi du projet ? Par des échanges téléphoniques, des réunions en physique ?

4.2. Planning et délais

Précisez la date de début de projet.
Avez-vous des impératifs de délai, par exemple lié à un événement ?

4.3. Budget

Certains clients ne veulent pas dévoiler leur budget à leurs prestataires. Hélas, cette attitude est contreproductive. Donner une fourchette permet rapidement à l’agence de vous dire si votre budget est réaliste, et de vous proposer des solutions alternatives si possible. Une bonne agence essaiera toujours de trouver la meilleure solution pour votre budget.

4.4. Modalités de sélection des prestataires

Pour vous aider à sélectionner la bonne agence, listez les éléments de réponse attendus dans la proposition commerciale attendue (ex : méthodologie, préconisations techniques, présentation des références, rétro-planning, etc.)

Et après le cahier des charges ?

Une fois que vous avez envoyé votre cahier des charges à des agences de développement, elles vous poseront probablement des questions dessus et vous aideront à clarifier certains points.
Une fois que vous avez choisi votre agence digitale et que le devis et le cahier des charges sont signés, le projet peut démarrer !

Sachez qu’au cours d’un projet, le cahier des charges peut évoluer, car peut-être que de nouvelles fonctionnalités vont émerger. Avant de développer, l’agence passera par une étape de maquettage, ce qui vous permettra d’avoir une idée encore plus précise de votre projet (notamment son interface graphique et son ergonomie) avant qu’il soit développé.